Coordinator, Payroll

Titre du poste : Coordonnateur (trice), paie

Lieu : Montréal

Se rapporte à : Chef, service de la paie

Domtar est un important fournisseur d'une grande variété de produits à base de fibre, dont des papiers de communication, de spécialité et d’emballage, de la pâte commerciale ainsi que des produits hygiéniques absorbants. Comptant près de 10 000 employés au service de clients dans plus de 50 pays, Domtar est animée par la volonté de transformer la fibre de bois durable en produits utiles sur lesquels les gens peuvent compter au quotidien.

Le service de la paie a pour mission de gérer les opérations courantes de la paie dans les délais requis, en conformité avec les règles fiscales ainsi que les politiques et procédures de l’entreprise.

Relevant du Chef, service de la paie, vous aurez comme principal mandat de produire, en collaboration avec l’équipe de coordonnateurs, la paie de tous les employés syndiqués et non-syndiqués de l’ensemble des divisions de Domtar et ce, à l’intérieur des délais requis tout en assurant la qualité de l’information générée.

Principales responsabilités :

• Exécuter les activités reliées aux productions de la paie canadienne et/ou américaine dans les délais requis, en conformité avec les règles fiscales ainsi que les politiques et procédures de l’entreprise;

• Saisir les données pour les pensions alimentaires et les saisies-arrêts;
• Faire la réconciliation des registres de paie et résoudre les écarts en collaborant avec le département des Finances au besoin;
• Balancer et préparer les paiements aux différents fournisseurs;
• Produire les différents rapports mensuels;
• Répondre aux différentes demandes des clients internes et externes;
• Participer aux activités de fin d'année pour la paie canadienne et américaine et s’assurer de la conformité du processus et du respect des délais;
• Participer à l’intégration, aux tests et à l’implantation des améliorations, de l’interface et des mises à jours fiscales du système de paie;
• Participer à divers projets selon les besoins.

Compétences clés :

• Fait preuve d’un bon jugement;
• Grande débrouillardise;
• Grande habileté à gérer les priorités;
• Bon esprit d’équipe;
• Capacité d’exercer ses responsabilités avec un minimum d’encadrement;
• Maitrise du français et de l’anglais autant à l’oral qu’à l’écrit.

Expérience professionnelle et qualifications :

• Diplôme d’études collégiales en administration ou en comptabilité;
• Minimum de trois (3) années d’expérience dans un poste similaire;
• Membre de l’ACP ou de l’APA représente un atout;
• Expérience avec un logiciel de paie d’envergure ainsi que les connaissances du système SAP sont des atouts;
• Bonnes connaissances des règles reliées à la paie;
• Maitrise des logiciels Microsoft Office, particulièrement, Excel.

Les horaires de travail sont habituellement fixes, mais certaines périodes de pointe précises exigeront une grande disponibilité.

Vous devez réussir un processus de sélection qui comprend des entrevues, des tests d’aptitudes (selon le poste) et une prise de références.

Domtar applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

Notre offre :

• Un emplacement au cœur du centre-ville (métro Place-des-Arts);
• Un environnement de travail moderne et spacieux;
• Un plan d’assurance « À la carte » (vie, soins médicaux, dentaires);
• Un programme d’aide aux employés;
• Un Centre de la Petite Enfance sur place;
• Une rémunération concurrentielle, incluant un régime de boni annuel;
• Un régime de retraite avec participation de l’employeur;
• Du développement et de la formation continue payés par l’employeur.

Position title: Coordinator, Payroll

Location: Montreal

Reports to: Manager, Payroll

Domtar is a leading provider of a wide variety of fiber-based products including communication, specialty and packaging papers, market pulp and absorbent hygiene products. With approximately 10,000 employees serving more than 50 countries around the world, Domtar is driven by a commitment to turn sustainable wood fiber into useful products that people rely on every day.

The payroll group has as a mission to manage the payroll operations within a timeframe, conform to the fiscal rules and regulations in addition to the policies and procedures of the company.

Reporting to the Manager, Payroll, your role will consist to produce, by collaborating with the coordination team, the pay of all non-unionized employees of all Domtar’s divisions in a timely and accurate manner ensuring quality of information generated.

Job Responsibilities/Accountabilities:

• Carry out activities relating to Canadian and US payroll production within the required deadlines in accordance with fiscal regulations and Domtar’s policies and procedures;
• Enter data for Family Support and garnishment;
• Reconcile payroll records and solve discrepancies in collaboration with the Finance department if needed;
• Balance and prepare payments for various suppliers;
• Production of various monthly reports;
• Respond to requests from internal and external clients;
• Participate to the year-end activities for the Canadian and US payroll and ensure accurate and timely processing;
• Participate to the integration, the testing and the implementation of payroll system enhancements, interfaces and tax updates;
• Participate to special projects as required.

Key Skills:

• Sound judgment;
• Resourceful;
• Strong ability to prioritize;
• Good team player;
• Ability to execute responsibilities with a minimum amount of coaching;
• Bilingual, French and English, both spoken and written.

Professional Experience/Qualifications:

• College diploma in administration or accounting;
• Minimum of three (3) years’ of experience in a similar position;
• Member of the Canadian Payroll Association or the American Payroll Association is an asset;
• Experience with a major payroll software application as well as knowledge of the SAP system will be considered assets;
• Good knowledge of payroll rules;
• Strong experience with Microsoft Office Software, particularly with Excel.

Though working hours are usually set, there are peak periods requiring a great deal of availability.

You must successfully complete a selection process that includes interviews, aptitude tests (for some positions) and reference verification.

Domtar is an equal opportunity employer. We invite women, Aboriginal peoples, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.

Our offer:

• A downtown location (Place-des-Arts metro);
• A modern and spacious environment;
• A flexible insurance plan (life, medical, dental);
• An employee assistance program;
• A childcare center on location;
• Competitive compensation, including annual bonus plan;
• A pension plan with matching company contributions;
• Employer-paid development and continuing education.