Human Resources Coordinator

October 1 2020
Industries Healthcare, social assistance
Categories Administrative, Clerical, Generalist, HR, Training
Ottawa, ON

Location: Ottawa, ON

Business Unit: Corporate Services | People & Culture

Reports to: Director, People Services

Type: Permanent / Full Time

Overall job purpose:

Reporting to the Director, People Services, the HR Coordinator will provide administrative support to the People and Culture (P&C) team and contribute meaningfully to a variety of P&C programs and projects. This will include providing systems support and assisting the team with day-to-day requests and tasks, with a focus on excellent service delivery and an optimum employee experience.

Key responsibilities:

P&C systems:

  • Process accurate and timely employment transactions (i.e. new hires, promotions, transfers, etc.) in the HRMS (UltiPro)
  • Maintains access to various P&C tools (such as UltiPro, Ovations and HR Downloads)
  • Updates P&C content on Zone (intranet)
  • Supports the launch of new capabilities within the HRMS, including a Learning Management System module
  • Assists the HR Generalist with the training of new hires on all P&C tools (including related resources such as Zone)
  • Develops and maintains user guides
  • Acts as back-up systems administrator
  • Acts as a touchpoint for employees who have questions or issues with P&C tools

Talent acquisition:

  • Coordinates a variety of recruitment activities (such as preparing job postings for internal and external job boards (i.e. LinkedIn), following up with candidates on recruitment procedures, etc.)
  • Conducts background checks through a third-party system
  • Coordinates employee on-boarding and off-boarding activities with managers and IT
  • Contributes to the development and enhancement of the employee orientation program and related processes
  • Promotes and administers the Employee Referral Program (tracking and monitoring referrals and payments)
  • Supports and/or acts as back-up to the Generalists on interview panels, telephone screening, etc.

P&C programs (including but not limited to):

  • Assists with the administration of the enterprise’s rewards and recognition program
  • Administers a variety of annual employee programs such as: vacation purchase plan, regulatory compliance policy training, overtime agreements, and statutory holiday schedules
  • Provides support with various employee events such as Take Your Kids to Work, socially responsible activities, etc.
  • Participates as a key member of the enterprise Social Committee
  • Aids with the coordination of the summer student engagement program and recommends opportunities for improvement and ongoing engagement
  • Collaborates with the Learning and Organizational Development Specialist to develop and coordinate various learning and development initiatives, including managing logistics for in person and virtual training sessions and other employee events
  • Supports a variety of initiatives and programs across the P&C team, as may be required

Records management:

  • Maintains electronic employee records
  • Acts as a key point of contact for multiple records management projects for the P&C team, including employee e-file cleanup, mapping of documents to SharePoint, coordinate the scanning and destruction of offsite files, etc.
  • Performs quarterly access audits of P&C folders
  • Supports data management efforts for P&C internal files and related procedures

General administration:

  • Coordinates in memoriam flowers and/or donations
  • Prepares employment confirmation letters
  • Maintains the invoice and budget tracking document for P&C team
  • Updates organizational charts
  • Manages the “PeopleandCulture” inbox
  • Coordinates translation of P&C content
  • Supports other P&C projects as may be required

Key skills and competencies:

All positions have the following core competencies:

  • Communication
  • Creativity and innovation
  • Member/client/stakeholder focus
  • Results oriented
  • Teamwork and collaboration

In addition to the competencies listed above, the following skills and traits are required:

  • Impeccable attention to detail and accuracy
  • Experience working with an HRMS system (UltiPro preferred)
  • Demonstrated self-starter: ability to work independently in a flex environment and prioritize own workload, but also collaborate in a team-setting
  • Ability to work with highly confidential or sensitive information
  • Excellent customer service and communication skills
  • Proactively seeks ways to improve processes
  • Bilingual (English and French) is considered an asset
  • Comfortable using technology such as MS Office programs (Word, Excel, SharePoint, PowerPoint, Outlook) or other systems

Education:

  • Community college diploma or certification
  • Human Resources field of study preferred (HRM certification from community college)

Experience:

  • 1-2 years of relevant work experience
  • Experience working in Human Resources preferred
  • Experience working with an HRMS system (such as UltiPro)

We thank all candidates for their interest; however, only those selected for an interview will be contacted.

CMA is an equal opportunity employer and will reasonably accommodate people with disabilities during the recruitment, assessment and hiring process.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

Coordonnateur ou coordonnatrice des RH

Lieu : Ottawa (Ont.)

Service : Services généraux | RH et Culture

Supervision : Directeur ou directrice, Services de ressources humaines

Type : Permanent, temps plein


Objectif global du poste

Relevant du directeur ou de la directrice des services de ressources humaines, le coordonnateur ou la coordonnatrice des RH fournira un soutien administratif à l’équipe RH et Culture et apportera une contribution importante à ses divers programmes et projets. Pour ce faire, il ou elle assurera une assistance en lien avec les systèmes et aidera l’équipe pour les demandes et les tâches quotidiennes, en veillant à offrir d’excellents services et une expérience de travail optimale pour les employés.

Responsabilités principales

Systèmes de RH et Culture :

  • Traiter avec précision et en temps opportun les transactions relatives à l’emploi (embauches, promotions, mutations, etc.) dans le système de gestion des ressources humaines (SGRH) utilisé (UltiPro).
  • Assurer l’accès à divers outils de RH et Culture (tels qu’UltiPro, Ovations et HRdownloads).
  • Mettre à jour le contenu de RH et Culture sur Zone (intranet).
  • Contribuer au déploiement de nouvelles fonctions dans le SGRH, y compris un module du Système de gestion de l’apprentissage.
  • Aider le généraliste des RH à former les nouveaux employés à tous les outils de RH et Culture (ce qui comprend les ressources connexes comme Zone).
  • Élaborer et tenir à jour des guides d’utilisation.
  • Agir à titre d’administrateur système remplaçant.
  • Agir comme point de contact pour les employés qui ont des questions ou des problèmes avec les outils de RH et Culture.

Recrutement de talents :

  • Coordonner diverses activités de recrutement (préparation d’offres d’emploi à afficher sur les plateformes internes et externes – comme LinkedIn –, suivi des procédures de recrutement auprès des candidats, etc.).
  • Effectuer la vérification des antécédents au moyen d’un système externe.
  • Coordonner les tâches de configuration et de désactivation des codes d’accès des employés avec les gestionnaires et les TI.
  • Participer à l’élaboration et à l’amélioration du programme d’orientation des employés et des processus connexes.
  • Promouvoir et administrer le Programme de recommandation des employés (suivi et surveillance des recommandations et du paiement des primes).
  • Soutenir les généralistes ou les remplacer pour les comités d’entrevue, les entrevues téléphoniques, etc.

Programmes de RH et Culture (liste non exhaustive) :

  • Contribuer à l’administration du programme de récompenses et de reconnaissance de l’entreprise.
  • Gérer différents programmes annuels à l’intention des employés (p. ex., programme d’achat de congés, formation obligatoire sur la conformité aux règlements, ententes en matière d’heures supplémentaires et horaires des jours fériés).
  • Offrir du soutien dans le cadre de divers événements pour les employés, comme la journée « Invitons nos jeunes au travail », les activités de responsabilisation sociale, etc.
  • Participer au Comité des activités récréatives de l’entreprise en tant que membre clé.
  • Aider à la coordination du programme d’emplois d’été pour étudiants et recommander des améliorations et des possibilités d’engagement continu.
  • Collaborer avec le spécialiste de la formation et du perfectionnement organisationnel à la mise sur pied et à la coordination de diverses initiatives de formation et de perfectionnement, ce qui comprend la gestion de la logistique des séances de formation en personne et virtuelles et d’autres événements destinés aux employés.
  • Soutenir divers programmes et initiatives dans l’ensemble de l’équipe RH et Culture, au besoin.

Gestion des dossiers :

  • Tenir à jour les dossiers électroniques des employés.
  • Agir à titre de point de contact clé de l’équipe RH et Culture pour de multiples projets de gestion des dossiers (nettoyage des dossiers électroniques des employés, cartographie des documents dans SharePoint, coordination de la numérisation et de la destruction des fichiers hors site, etc.).
  • Vérifier aux trois mois l’accès aux dossiers de RH et Culture.
  • Soutenir la gestion de données pour les dossiers internes de RH et Culture et les procédures connexes.

Administration générale :

  • Coordonner les achats de fleurs et les dons offerts à titre commémoratif.
  • Préparer les lettres de confirmation d’emploi.
  • Tenir à jour le document de suivi des factures et du budget de l’équipe RH et Culture.
  • Mettre à jour les organigrammes.
  • Gérer la boîte de courriels de RH et Culture.
  • Coordonner la traduction du contenu créé par RH et Culture.
  • Soutenir d’autres projets de RH et Culture au besoin.

Compétences et habiletés clés

Tout le personnel doit posséder les compétences essentielles suivantes :

  • Facilité de communication
  • Créativité et innovation
  • Souci des clients, des membres et des parties prenantes
  • Souci des résultats
  • Esprit d’équipe et collaboration

Outre les compétences énumérées ci-dessus, les aptitudes qui suivent sont exigées :

  • Grand souci du détail et précision
  • Expérience du travail avec un SGRH (de préférence UltiPro)
  • Esprit d’initiative démontré : capacité à travailler de façon autonome dans un environnement souple, à établir les priorités de sa charge de travail, mais aussi à travailler en équipe
  • Capacité à travailler avec des renseignements de nature hautement délicate et confidentielle
  • Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle
  • Volonté de trouver proactivement des moyens d’améliorer les processus
  • Bilinguisme (anglais et français), un atout
  • Maîtrise des outils technologiques tels que la suite MS Office (Word, Excel, SharePoint, PowerPoint, Outlook) et d’autres systèmes

Formation

  • Diplôme ou attestation d’un collège communautaire
  • Études dans le domaine des ressources humaines souhaitable (attestation en gestion des ressources humaines d’un collège communautaire)

Expérience

  • Un à deux ans d’expérience professionnelle pertinente
  • De préférence, expérience de travail en ressources humaines
  • Expérience de travail avec un SGRH, par exemple UltiPro

Nous remercions toutes les personnes candidates de leur intérêt; nous ne communiquerons toutefois qu’avec celles qui seront retenues pour une entrevue.

Nous souscrivons au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et offrirons des mesures raisonnables d’adaptation aux personnes handicapées durant le processus de recrutement, d’évaluation et d’embauche.

Apply now!

Jobs.ca network

#