Coordinator, Marketing and Communications

November 12 2019
Industries Healthcare, social assistance
Categories Marketing, Communications, Public Relations, Health, Medical, Organizational Development, Internal communications
Ottawa, ON

Location: Ottawa, ON

Business Unit: Enterprise Marketing and Communications

Reports to: Director, Francophonie

Type: Permanent | Full Time

Overall Job Purpose

Reporting to the Director, Francophonie, this position is responsible for the effective coordination of the Marketing and Communications Department’s work. This position contributes to all facets of marketing and communications, tracking key deliverables, developing project planning tools, monitoring progress, conducting preliminary analysis and research of key trends, along with other administrative work such as billing, meeting schedules and quarterly reporting. These include i) providing project management assistance to track key deliverables ii) supporting strategic initiatives and other projects and iii) coordinating all coms & marketing activities at the enterprise level iv) providing communications support to all EMC teams v) Supplementing support for Francophonie team, including coordinating translation requests when required.

Key Responsibilities

Supports the high functioning of the department:

  • Coordinates and facilitates a variety of projects (as approved by Directors or VP) across the team to support organizational goals and strategic initiatives;
  • Assists with the coordination and planning of various internal meetings, which may include, but not limited to, staff meetings and cross-functional working groups. Drafts agendas, coordinates and/or prepares meeting documentation, plans logistics, records minutes and tracks resulting action items;
  • Assists in the identification of process efficiencies and streamlining of procedures;
  • Coordinates work with key internal stakeholders – legal, finance, operations;
  • Coordinate and consolidate key deliverables for reporting in quarterly report;
  • Support project planning, leveraging PMP tools, tracking progressing, and reporting at bi-weekly meeting;
  • Organize bi-weekly departmental meetings;
  • Provide administrative support to directors and VP; assist with correspondence and outreach to key stakeholders; engage with other departments as required;
  • Participate in enterprise-wide projects, representing the department.

Francophonie:

  • Participates as a member of the team; attends meetings, stays informed and up-to-date on the progress of Francophone work and all other marketing and communications activities;
  • Support billing activities by processing invoices and consolidating reports;
  • Coordinates translation and editing requests as required;
  • Support the implementation of the Francophonie policy by ensuring its availability on internal channels;

Marketing & Communications:

  • Provides ongoing support to various functions within the department, including support the development of monthly media monitoring reports; liaising with 3rd party supplier to help execute marketing campaigns; maintain an editorial calendar; maintain and update media contacts; contribute to internal communications within the department, and beyond; engage in interdepartmental projects, as required; support the sponsorship and events function as required.

Key Skills and Competencies

All positions have the following core competencies:

  • Communication
  • Creativity and innovation
  • Customer/member focus
  • Results oriented
  • Teamwork and collaboration

In addition to the competencies listed above, other skills required for this position include:

  • Bilingual essential (English and French, oral and written)
  • Excellent organizational and time management skills; ability to meet tight deadlines, multi-task and work well under pressure
  • Proven ability to manage conflicting priorities and to deal with ambiguity in a rapidly changing environment
  • A strong team player, self-motivated, proactive, innovative, and flexible
  • An ability to work independently and exercise good judgment
  • Ability to interpret procedures and policies of the organization
  • Excellent oral and written communication skills
  • Adapts well to changing technology
  • Enthusiastic and versatile, willing to take on responsibility and demonstrate initiative

Education: Community College Diploma

Experience: 1-2 years of relevant experience

We thank all candidates for their interest; however, only those selected for an interview will be contacted.

CMA is an equal opportunity employer and will reasonably accommodate people with disabilities during the recruitment, assessment and hiring process.

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Coordonnateur ou coordonnatrice, Communications et Marketing

Lieu : Ottawa (Ont.)

Service : Marketing de l’entreprise et Communications

Superviseur immédiat : Directeur, Francophonie

Type : Permanent | temps plein

Objectif global du poste

Sous la supervision du directeur, Francophonie, la personne titulaire de ce poste coordonnera de manière efficace les activités du service Marketing de l’entreprise et Communications (MEC). Elle participera à tous les aspects du marketing et des communications : elle devra faire le suivi des grands projets, élaborer des outils servant à leur planification, suivre leur évolution, effectuer des analyses préliminaires et des recherches sur les principales tendances et assumer d’autres tâches administratives comme la facturation, la création d’horaires de réunion et la rédaction de rapports trimestriels. Elle devra notamment i) participer à la gestion des échéances des grands projets, ii) appuyer les initiatives stratégiques et autres, iii) coordonner l’ensemble des activités de communications et de marketing de l’entreprise, iv) aider toutes les équipes de MEC dans leurs communications, et v) fournir un soutien supplémentaire à l’équipe de la Francophonie, notamment coordonner les travaux de traduction au besoin.

Responsabilités principales

Assurer le bon fonctionnement du service :

  • Coordonner et faciliter divers projets (approuvés par les directeurs ou la vice-présidente), dans l’ensemble de l’équipe, pour favoriser l’atteinte des objectifs organisationnels et la réussite des initiatives stratégiques.
  • Aider à la coordination et à la planification de diverses réunions internes, dont les réunions du personnel et des groupes de travail interfonctionnels. Préparer les ordres du jour, coordonner ou préparer les documents des réunions, planifier la logistique, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des mesures à prendre.
  • Aider à repérer les efficiences des processus et à simplifier les procédures.
  • Coordonner le travail avec les principaux intervenants internes – services juridiques, finances, opérations.
  • Coordonner et consolider les grands projets pour l’établissement de rapports trimestriels.
  • Aider à la planification des projets, utiliser des outils de gestion de projets, faire un suivi des progrès, et présenter des rapports lors des réunions qui ont lieu toutes les deux semaines.
  • Organiser les réunions du personnel, qui se tiennent aux deux semaines.
  • Fournir un soutien administratif aux directeurs et à la vice-présidente, aider à la correspondance et à la communication avec les principaux intervenants et collaborer avec les autres services au besoin.
  • Participer à des projets à l’échelle de l’entreprise et y représenter le service.

Francophonie :

  • Participer aux activités en tant que membre de l’équipe; assister aux réunions, se tenir au courant de la progression des activités réalisées par l’équipe et de toutes les autres activités de marketing et de communications.
  • Effectuer les activités de facturation (traitement des factures, consolidation des rapports).
  • Coordonner les travaux de traduction et de révision, au besoin.
  • Encourager l’adoption de la politique de la Francophonie en assurant sa visibilité dans les plateformes internes.

Communications et marketing

  • Fournir un soutien continu aux diverses fonctions du service, notamment pour la production de rapports de surveillance mensuels sur les médias; agir à titre d’intermédiaire auprès de l’équipe du fournisseur externe afin de mettre en œuvre des campagnes de marketing; établir un calendrier de publication; établir et conserver des contacts avec les médias; contribuer aux communications internes du service et d’ailleurs; participer à des projets intersectoriels, au besoin; appuyer la commandite et les événements au besoin.

Compétences et habiletés clés

Tout le personnel doit posséder les compétences essentielles suivantes :

  • Facilité de communication
  • Créativité et innovation
  • Souci des clients et des membres
  • Souci des résultats
  • Esprit d’équipe et collaboration

La personne candidate à ce poste doit également posséder les compétences suivantes :

  • Bilinguisme (anglais et français, à l’oral et à l’écrit), requis.
  • Excellentes aptitudes d’organisation et de gestion du temps, capacité à respecter des délais serrés, à fonctionner en mode multitâches et à bien travailler sous pression.
  • Capacité démontrée à gérer des priorités conflictuelles et à faire face à l’ambiguïté dans un environnement qui évolue rapidement.
  • Solide esprit d’équipe, automotivation, proactivité, innovation et flexibilité.
  • Capacité à travailler en autonomie et à faire preuve de discernement.
  • Capacité à interpréter les procédures et les politiques de l’organisation.
  • Excellentes aptitudes de communication, à l’oral et à l’écrit.
  • Facilité d’adaptation aux nouvelles technologies.
  • Enthousiasme et polyvalence, volonté d’accepter des responsabilités et capacité d’initiative.

Éducation : Diplôme d’un collège communautaire

Expérience : Une à deux années d’expérience pertinente

Nous remercions toutes les personnes candidates de leur intérêt; nous ne communiquerons toutefois qu’avec celles qui seront retenues pour une entrevue.

Nous souscrivons au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et offrirons des mesures raisonnables d’adaptation aux personnes handicapées durant le processus de recrutement, d’évaluation et d’embauche.

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