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Job summary

Provide administrative support to the Human Resources department, including welcoming visitors, responding to inquiries, managing calendars, and preparing confidential correspondence and reports. Maintain HR records and data, coordinate meetings and activities, support personnel-related processes, and handle related invoices, expenses, and supply orders.

Job details

ADJOINTE OU ADJOINT ADMINISTRATIF (AGENT DE BUREAU CLASSE I) VOTRE OPORTUNITÉ À titre Adjointe ou Adjoint Administratif (d’agente ou d’agent de bureau, classe I), vous appuierez la direction des ressources humaines et accueillerez les demandes du personnel, des écoles, des centres et des partenaires externes. Vous concilierez le service quotidien avec un travail administratif rigoureux et confidentiel. VOS PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Accueillir les visiteurs et répondre aux appels et aux messages; traiter les demandes courantes, acheminer les dossiers complexes et gérer l’agenda de la direction. Rédiger, mettre en forme et réviser la correspondance, les rapports, les ordres du jour et les documents confidentiels; rassembler l’information nécessaire aux réunions. Tenir à jour les dossiers électroniques et papier, les feuilles de calcul et les données RH; vérifier les documents et assurer le suivi des renseignements manquants. Organiser les réunions de comités et les activités RH : calendrier, documents, procès-verbaux et suivis. Soutenir les processus RH liés notamment aux dossiers du personnel, aux nominations, aux congés, aux antécédents judiciaires, au suivi des griefs et aux formulaires du service. Contribuer à l’organisation des activités de reconnaissance et des ateliers, et traiter les factures, les dépenses et les commandes de fournitures connexes. POURQUOI CE POSTE EST-IL IMPORTANT? Votre travail aidera le personnel à obtenir des réponses claires et soutiendra les équipes des écoles et des centres. Si vous aimez aider les gens et organiser un travail administratif varié, nous souhaitons recevoir votre candidature. VOTRE PROFILE Une formation secondaire ou professionnelle en secrétariat ou en administration et environ un à deux ans d’expérience pertinente en service à la clientèle ou au personnel. De l’aisance avec les logiciels de bureau, les dossiers, les feuilles de calcul et la correspondance; un bon sens de l’organisation, de la précision et du suivi. Une approche calme et professionnelle devant des demandes concurrentes et des renseignements sensibles, ainsi qu’une communication claire et un bon jugement. La capacité de travailler en anglais et en français, notamment de préparer de la correspondance de l’anglais vers le français, constitue un atout pour les tâches décrites. HORAIRE DE TRAVAIL : 35 heures par semaine - Du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h DURÉE DE L’EMPLOI : Dès que possible jusqu’au 30 juin 2027, ou jusqu’au retour de la personne remplacée. “Comme employeur, la commission scolaire New Frontiers souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et valorise la diversité au sein de son effectif en encourageant toutes les candidates et tous les candidats qualifiés à présenter une demande. Nous nous sommes engagés à créer un processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et équitables.” “The New Frontiers School Board is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce, encouraging all qualified applicants to apply. We are committed to developing inclusive, barrier-free selection processes and work environments.” Le Service des ressources humaines - Human Resources Department

What you’ll do

Provide administrative support to the Human Resources department, including welcoming visitors, responding to inquiries, managing calendars, and preparing confidential correspondence and reports. Maintain HR records and data, coordinate meetings and activities, support personnel-related processes, and handle related invoices, expenses, and supply orders.

Requirements

Requires secondary or vocational training in secretarial studies or administration and approximately one to two years of relevant customer or personnel service experience. Candidates should be organized, accurate, professional with sensitive information, comfortable with office software and records, and able to communicate clearly; English-French work ability is an asset.

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Administrative Support · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Customer Service
• Administrative Support
• Human Resources Administration
• Reception
• Telephone and Email Communication
• Calendar Management
• Correspondence Writing and Editing
• Document Formatting
• Confidential Records Management
• Electronic and Paper Filing
• Spreadsheet Management
• Data Accuracy
• Meeting Coordination
• Minute Taking
• Invoice and Expense Processing
• Organization and Follow-Up

Job areas

• Administrative
• Human Resources
• Education
• Customer Service & Support